YSoft SafeQ Print Management Solution for Xerox Networked Printers and Multifunction Printers

YSoft SafeQ

Controle, garantice, escale y obtenga el máximo rendimiento de los servicios de impresión en toda su organización

YSoft SafeQ es un excelente conjunto de soluciones modulares para la gestión de la impresión empresarial que permite a las organizaciones controlar el entorno de impresión, reducir los gastos, aumentar la seguridad y el cumplimiento de los documentos, mejorar la productividad administrativa y minimizar el impacto que provoca la actividad de impresión en el medio ambiente.

Ya sea su organización un gran banco, una empresa aseguradora, una universidad, una pequeña empresa independiente, una organización sin ánimo de lucro o una organización gubernamental, YSoft SafeQ le ofrece un control integral y un acceso total a su entorno de impresión de acuerdo con las directrices corporativas. Toda esta inteligencia en su conjunto permite mejorar la eficacia y la eficiencia del trabajo de oficina.

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Características clave

  • Print Roaming ofrece una impresión sencilla en cualquier momento y en cualquier lugar que desee. Independientemente del edificio, el campus, la ciudad o el continente al que vaya a viajar, podrá acceder a su trabajo de impresión de forma fácil y segura.
  • La Impresión basada en reglas le permite establecer las políticas de impresión de su organización conforme a la accesibilidad de los usuarios y las directrices de impresión corporativas.
  • La Autenticación garantiza el acceso seguro a las impresoras y las copiadoras. Solo los usuarios que se hayan autenticado podrán acceder a estos dispositivos.
  • Mediante la opción de Informes obtendrá informes consolidados y detallados por usuario, departamento o dispositivo con los que podrá conocer la asignación de gastos, el consumo, la utilización y la eficacia de su entorno de impresión. Los informes predefinidos o personalizados son de fácil acceso y se pueden visualizar a través de Internet o en un documento de Microsoft Excel.
  • La Impresión móvil ofrece una impresión móvil segura y sencilla a través de Internet desde cualquier dispositivo (smartphones, iPads, portátiles, etc.) sin necesidad de instalar ningún software o controlador de impresión adicional.
  • La Administración de digitalización permite realizar operaciones de digitalización de forma fácil y segura con un solo clic y enviar el resultado al correo electrónico o a una carpeta predeterminada. Los flujos de trabajo de digitalización se pueden personalizar e integrar sin dificultades en los procesos empresariales ya existentes.
  • La opción de Crédito y facturación es un pago de autoservicio por impresión que se utiliza en los centros educativos y de impresión. Esta opción aporta otra dimensión a los informes de impresión, ya que asigna los gastos a clientes o proyectos específicos que se supervisarán y en los que se cargarán los costes de impresión.
  • Con los Servicios profesionales se garantiza un diseño, una entrega y una utilización del conjunto de soluciones YSoft SafeQ sin problemas mediante nuestro marco de trabajo estandarizado Global Operational Excellence (GOE).
  • La Suscripción de software supone una primera entrada a bajo coste a la solución YSoft SafeQ con la que solo pagará por el número de dispositivos que vaya a utilizar.
La mayoría de las organizaciones desconocen sus gastos relacionados con la impresión o el modo en que se utilizan sus impresoras. Por tanto, supone un desafío optimizar el entorno de impresión e identificar oportunidades para reducir los costes, cumplir con la seguridad y aumentar la productividad.

YSoft SafeQ ofrece soluciones probadas para supervisar y gestionar todo el entorno de impresión con el objetivo de reducir los gastos, aumentar la eficacia de los flujos de trabajo, garantizar la seguridad de los datos y proteger el medio ambiente.

Retos clave

  • Gasto de impresión desconocido. Una supervisión insuficiente y la falta de informes centralizados dificultan la optimización del entorno de impresión y la identificación de las áreas de gasto excesivo.
  • Flujos de trabajo poco eficientes. Los usuarios tienen que realizar tareas adicionales que conllevan un tiempo que se malgasta y una reducción de la productividad.
  • Productividad reducida. La productividad se ve reducida con la imposibilidad de los usuarios de imprimir en la impresora más cómoda dentro de la organización o de enviar los trabajos de impresión de forma remota o mientras viajan.
  • Gastos no recuperados. La asignación incompleta de los trabajos de impresión para clientes y departamentos conlleva unos gastos facturables que no se recuperan.
  • Riesgos de seguridad. Los datos confidenciales pueden estar al alcance de personas no autorizadas y, además, este hecho podría suponer una infracción del cumplimiento normativo.
  • Daño del medio ambiente. Cuando se malgasta papel, consumibles y energía se producen gastos innecesarios y se subvierten las responsabilidades sociales corporativas (RSC) de la organización en cuestión.
  • Administración lenta. La implementación y la gestión posterior, incluidos los permisos y los roles de acceso de los usuarios, resultan difíciles, ineficaces y lentos de administrar.
La solución de gestión de impresión empresarial YSoft SafeQ se integra sin problemas con las impresoras Xerox, mejorando así las ventajas que ofrecen estas impresoras y proporcionando un conjunto de entorno de impresión más inteligente, controlado, seguro, productivo y rentable.
  • El seguimiento detallado reduce los gastos de impresión. Los informes centralizados y completos de cada impresión, copia y digitalización permiten controlar los gastos de la organización.
  • Los flujos de trabajo simplificados permiten a los usuarios imprimir, copiar y digitalizar mediante menús táctiles sencillos en cualquier impresora de la organización.
  • Mayor productividad: los usuarios pueden imprimir en la impresora que mejor les convenga de la organización y enviar los trabajos de impresión de forma remota mediante la Impresión móvil.
  • La contabilidad de proyectos de varios niveles permite asignar los trabajos a los clientes o departamentos para obtener facturas y presupuestos más precisos.
  • La autenticación de usuarios y la impresión segura protegen los datos confidenciales y garantizan el cumplimiento normativo.
  • Las ventajas medioambientales incluyen la reducción del uso de papel y tóner, y la capacidad para supervisar el uso reducido de los recursos naturales.
  • Administración sencilla, con gestión centralizada en todo el entorno de impresión, desde la implementación hasta la configuración de reglas, roles y permisos.

¿Por qué Xerox?

Con Xerox y YSoft SafeQ, podrá disfrutar de un control inigualable de su entorno de impresión.
  • Optimización del entorno de impresión. La gama completa de impresoras multifunción de Xerox junto con los completos informes de YSoft SafeQ permiten a su organización implementar el entorno de impresión del tamaño adecuado que funcione con la máxima eficacia.
  • Información segura. La sencilla autenticación de los usuarios de las impresoras Xerox, las colas de impresión seguras, la impresión basada en reglas y los roles de usuarios garantizan que la información y los documentos confidenciales estén siempre protegidos.
  • Poder para los empleados. Los usuarios podrán hacer un uso completo de las funciones de las impresoras Xerox gracias a las sencillas opciones de YSoft SafeQ con las que la impresión, la copia y la digitalización resultan más fáciles y más prácticas: impresión "pull", carpetas favoritas, impresión móvil desde cualquier lugar y mucho más.
  • Reducción de gastos. Mediante las eficaces impresoras Xerox y la solución de gestión de impresión YSoft SafeQ, su organización dejará de malgastar en todos los aspectos y disfrutará de una mejor contabilidad de gastos, un menor número de trabajos de impresión innecesarios y un mayor ahorro medioambiental.
  • Memoria: 2 GB de memoria RAM disponible, 4 GB recomendados
  • Disco duro: 20 GB
    Conexión adecuada para el almacenamiento, por ejemplo con una salida de un mínimo de 120 MB/s y 100 IOPS para 50 dispositivos; póngase en contacto con su representante de servicios para consultar sus necesidades específicas.
  • Unidad de procesamiento central: Procesador de doble núcleo a 2 GHz o más
  • Red: 1 Gbit/s
  • Sistemas operativos:
    • Microsoft Windows Server 2008 (32/64 bits)
    • Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64 bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 (64 bist)
    • Microsoft Windows Server 2012 R2 (64 bits)