Xerox^® Workplace Suite

Xerox^® Workplace Suite ofrece autenticación, gestión de impresión, control de costes, seguridad de contenido y flujos de trabajo de movilidad. Diseñado para su instalación en un servidor para una implementación privada y segura in situ, el enfoque modular flexible le permite activar la licencia de las funciones que se adapten a las necesidades de su negocio, independientemente del número de dispositivos que tenga.

Autenticación y control de acceso

Las opciones de autenticación son compatibles con una amplia gama de tarjetas y lectores seguros estándar del mercado. Elija entre autenticación basada en tarjeta, sin tarjeta o en dispositivos móviles mediante NFC, la aplicación del Xerox^® Print Portal y un código QR para desbloquear dispositivos. Utilice reglas de impresión esenciales para controlar los costes y restringir el acceso a dispositivos o funciones a nivel de usuario/grupo.

Función de inicio de sesión único (SSO) para cualquier servicio tipo SSO habilitado en su impresora, como aplicaciones de conectores en la nube y mucho más. Autentíquese cómodamente en la impresora una vez con su tarjeta de identificación, dispositivo móvil o credenciales y, a continuación, acceda de forma segura a todas las aplicaciones habilitadas para MFP con SSO sin tener que realizar ningún paso adicional de inicio de sesión que requiera mucho tiempo.

Seguridad de contenido

Nuestra función de seguridad de contenido protege ante la pérdida de datos o de propiedad intelectual mediante la búsqueda de todos los documentos copiados, escaneados o impresos a través de un dispositivo multifunción con licencia para términos o cadenas de texto específicos definidos por el usuario (por ejemplo, confidencial, solo para uso interno, etc.). Si encuentra una coincidencia, se enviará una alerta junto los detalles y el contenido del trabajo, a un administrador para su seguimiento.

Impresión móvil

Haga que la impresión desde dispositivos móviles sea flexible y fácil. Envíe trabajos de impresión desde dispositivos con sistema operativo Windows, Google Chromebooks, sistema operativo Mac, Linux e impresión mediante aplicación móvil para tabletas iOS, Android y Windows Surface. Con un flujo de trabajo de impresión tradicional pull, envíe los trabajos a una sola cola para liberarlos y recuperarlos cuando estén listos.

Contabilidad, informes y reglas

Los administradores pueden definir reglas de control de acceso y de impresión y supervisar de cerca la impresión en toda la organización con capacidades consolidadas de informes de flota y contabilidad. Xerox Workplace Suite se integra con Network Accounting.

La gestión de una fuerza de trabajo cada vez más exigente da muchos quebraderos de cabeza y, a veces, la seguridad de las impresoras y los documentos ocupa un lugar secundario en la lista de prioridades.

A medida que las impresoras y los multifuncionales se vuelven más inteligentes y están mejor conectados a los sistemas que utiliza su empresa, necesita una forma más sencilla y fácil de controlarlo. Necesita una forma sencilla, pero eficaz, de permitir a los usuarios autorizados acceder solo a los sistemas a los que tienen permisos, a la vez que supervisa y evita que datos confidenciales se copien, impriman o incluso se escaneen fuera de su red.

Retos clave

Seguridad

• ¿Cómo controla y realiza el seguimiento de los usuarios que pueden copiar, imprimir o incluso escanear documentos fuera de su red?

• ¿Cómo se controlan los documentos esenciales y el contenido de los documentos para evitar las filtraciones de datos?

• ¿Cómo puede aumentar la seguridad sin tener que introducir pasos difíciles y lentos para iniciar sesión en su impresora y aplicaciones MFP?

Gestión de la impresión— Control de costes

• ¿Cómo se asegura de que los documentos confidenciales no se impriman y queden en la bandeja de salida de la impresora compartida para que otros usuarios los vean?

• Usted querrá mantenerse al tanto de sus costes de impresión ejecutando informes simples en todas sus impresoras para identificar dónde están imprimiendo sus usuarios y dónde se encuentran sus altos costes por uso.

• Una vez que entienda el uso de la impresora, es posible que desee establecer reglas de impresión para asegurarse de que los usuarios siguen las directrices de impresión.

Movilidad

• A medida que su empresa avanza hacia una plantilla cada vez más móvil, debe asegurarse de que siga siendo productiva en cualquier lugar y de que pueda imprimir documentos orientados al cliente dondequiera que se encuentre.

• Las empresas necesitan soluciones que sean fáciles de usar para el usuario y para el departamento de TI. Esto incluye la capacidad de imprimir desde diferentes marcas de dispositivos móviles en distintas marcas de impresoras.

• ¿Cómo evita las dificultades para que un invitado, clientes o personal móvil puedan imprimir en sus oficinas?

• ¿Cómo gestiona eficazmente las necesidades de impresión de su plantilla con dispositivos móviles mixtos en varios proveedores de servicios de impresión, lo que garantiza una experiencia coherente y sin fisuras?

¿Por qué Xerox?

Nuestra opción galardonada, la opción basada en la suite ofrece un enfoque eficaz, modular y flexible para la seguridad de los documentos internos. Agregue funcionalidades a medida que las necesite y manténgala contenida dentro de su propia red.

Los desafíos de la seguridad se abordan mediante:

• Autenticación para controlar el acceso seguro a la impresora y a sus sistemas en red, usando una amplia gama de métodos de autenticación, incluyendo la identificación de tarjetas y la autenticación de dispositivos móviles.

• Una experiencia simplificada y segura de inicio de sesión único (SSO) para acceder a sus sistemas de back end, evitando a la vez los largos procesos de inicio de sesión.

• Seguridad para rastrear el contenido de un documento específico para alertar si el contenido o los documentos especificados se están copiando, imprimiendo o escaneando.

Los desafíos de la administración de impresión y el control de costes se abordan mediante:

• Nuestra función de Pull printing permite que los trabajos se impriman solo cuando sea necesario, cuando el usuario se autentica en la impresora. Compatible con impresoras Xerox y de otros fabricantes por igual.

• Nuestra perfecta integración con las pantallas de usuario de ConnectKey permite cambiar, eliminar o editar la configuración de los trabajos antes de imprimir, lo que ahorra costosas impresiones desperdiciadas.

Los desafíos de movilidad se abordan mediante:

• Una solución de impresión móvil que permite a los usuarios encontrar y conectarse fácilmente a impresoras con nuestra aplicación móvil. Puede ver todos los trabajos desde su dispositivo móvil, desbloquear la impresora y enviar impresiones directas o incluso cargar trabajos para imprimirlos en una fase posterior. O sencillamente puede enviar su trabajo por correo electrónico para enviar sus impresiones.

• Convierta sus documentos de Microsoft de forma fiel y precisa sin preocuparse por la pérdida de imágenes, datos o formato.

La ventaja de TI de Xerox

• No es necesario administrar controladores únicos para cada impresora de su organización. Imprima en una sola cola y libere el trabajo desde cualquier impresora conectada.

• No más preocupaciones sobre la gestión de una gran variedad de dispositivos móviles y teléfonos diferentes. Nuestra aplicación móvil ofrece una experiencia inigualable en todos los terminales.

• Bajo consumo de TI con una opción ligera para el servidor. Reduzca el tráfico de la red mediante la extracción del trabajo directamente desde el software cliente del PC del usuario, una vez autenticado en la impresora.

• Xerox Workplace Suite con licencias flexibles es fácil de instalar y administrar.