Optimizar el flujo de trabajo

Cómo un fabricante dedica menos tiempo a gestionar documentos y más a dirigir su negocio

Relojes

Reto

Un fabricante de tamaño mediano tenía problemas con la gestión de los documentos impresos. Carla, directora del departamento de gestión de registros, se pasaba horas buscando documentos impresos perdidos o traspapelados y tenía con frecuencia que desplazarse a un almacén externo alejado. Además, la empresa carecía de plan de recuperación oficial ante desastres.

Multifuncional y móvil

Solución

Con software de gestión de documentos, la empresa escaneó y digitalizó sus recursos mediante un multifuncional con tecnología Xerox® ConnectKey®. Ahora, los empleados obtienen acceso inmediato y seguro a los documentos digitales utilizando su identificación. Varios usuarios pueden acceder al mismo documento actualizado de forma simultánea, lo que optimiza el flujo de trabajo. Los registros están replicados en la nube para la recuperación ante desastres, con un 99 % de tiempo de actividad y acceso desde cualquier lugar del mundo.

En acción

1. Sencillez en grado sumo

Carla coloca los registros en papel en el alimentador de documentos del multifuncional Xerox® y toca el icono IMS Scan en la pantalla táctil.

2. Intuitivo por naturaleza

Selecciona las opciones de escaneado, responde a dos preguntas en el menú desplegable, escribe un nombre de archivo único y toca el botón "Start" para escanear los documentos.

Con software de gestión de documentos, la empresa digitalizó sus recursos.

3. Orientado a las soluciones

Con todos los registros digitalizados, Carla y sus compañeros pueden ahora acceder a todos los documentos desde su equipo o dispositivo móvil.

4. Fácilmente accesible

Los empleados pueden encontrar e imprimir con facilidad documentos desde cualquier dispositivo con la tecnología Xerox® ConnectKey® (con la aplicación Print from IMS instalada). Basta con seleccionar el botón "Print from IMS" en el interfaz de la pantalla táctil, responder a unas preguntas sobre el documento de interés y tocar "Print".

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