Pasar al contenido principal

Póngase en contacto con nosotros

Xerox® DocuShare® 8.0 Release Notes

What’s New

AI Content Assistant Search for Contextual Search Capability

DocuShare now features Semantic Search, enabling users to find content based on meaning and context rather than exact keywords. This enhancement significantly improves search accuracy and efficiency across documents and data. We call this powerful new capability ‘Content Assistant for Search’.

Users can now ask complex, natural language questions across multiple documents they have access to in DocuShare.

Example Content Assistant Searches include:

  • “Which contracts from HealthCare providers have unlimited liability?”

  • “Which publishing contracts grant digital or audio rights?”

  • “Which contracts grant rights to publish in Spanish?”

  • “Which contracts before January 1, 2000, grant digital rights?”

Key Features:

  • Contextual Q&A: Ask follow-up questions with retained context.

  • Filtered Results: Only documents that the user has access to are searched.

  • Relevance-First: Results are ranked by relevance; irrelevant documents are excluded.

  • Date Filtering: Use natural language date filters like “before January 1, 2000.”

  • Fast Responses: Answers returned in seconds.

  • Document Traceability: View which documents were used to generate the answer.

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage. Additionally, it can only be configured for systems that use PostgreSQL as their database and requires a manual install procedure to deploy the necessary pgVector component.

This feature requires a minimum of 16GB of memory present on the system hosting the pgVector extension.

AI Content Assistant Summarization

Users can now instantly generate concise, AI-powered summaries of lengthy documents directly within DocuShare. These summaries are automatically saved to the document’s summary field, making them easy to reference and ideal for downstream use.

Key Features:

  • Smart Summarization: Extracts only the most important information from lengthy documents using advanced AI models.

  • Multi-language Summarization Output: Choose the number of sentences (1–10) and the output language (supports EPFIGS: English, Portuguese, French, Italian, German, Spanish).

  • Flexible Access: Summarization can be triggered:

    • On-demand via the UI (document-by-document)

    • Automatically via content rules

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage.

AI Content Assistant Data Extraction

Users can now leverage advanced AI to automatically extract structured data from a wide range of document types, eliminating the need for manual data entry. This streamlines workflows and ensures faster, more accurate data capture.

Data can be extracted using Content Rules from:

  • Scanned documents

  • Typed and handwritten text

  • Images and scanned pictures

  • Emails and other digitized sources

Key Features:

  • Automated via Content Rules: Set up rules to trigger extraction workflows without user intervention

  • Fuzzy Matching: Accurately identifies data even when formats or spellings vary.

  • Multilingual Support: Works across EPFIGS languages (English, Portuguese, French, Italian, German, Spanish).

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage.

Xerox Intelligent Document Platform (IDP) Support

IDP is part of Xerox’s Capture and Content Services, designed to automate and streamline the processing of both physical and digital documents. DocuShare supports content intake from IDP via a new Custom Intake Module (CIM).

Concurrent User Licensing Model Addition

Starting with DocuShare 8.0 and in all future versions, organizations can take advantage of a concurrent user licensing model in addition to the current named user licensing model.

When a system is running under the concurrent user licensing model:

  • Licenses are still by user type (CPX, DS, Read Only) as they are for named users.

  • Any number of users can be registered for each user type.

  • At any given time, up to N users per type (based on your license count for that type) can be logged in concurrently.

    • For example, if you have 6 CPX, 2 DS, and 100 Read Only licenses, those are the maximum concurrent logins allowed for each respective type.

  • Login restrictions are enforced per user type. If the concurrent limit for one type is reached (e.g., DS), users of that type will be prompted to wait. However, users of other types (e.g., Read Only) can still log in if their type-specific limit has not been reached.

PDF Files & Office Documents – View/Edit

The Office Connector viewer is available for viewing and editing Office documents in DocuShare Online installations (formerly known as DocuShare Private Cloud/DSPC). (This capability will be available for DocuShare On-Premises in a future release.) This feature requires administrator configuration before it can be used. Supported document types will have "Open in Office Viewer" or "Edit in Office Viewer" actions to open the document in the Office Connector viewer. For DocuShare Online users with the Prizmdocs add-on enabled, these options will appear alongside the existing Document Viewer options, enhancing the document management experience. Integrating the Office Connector viewer enables seamless and efficient document viewing and editing, allowing users to work with various document types while ensuring compatibility and ease of use.

Supported Document Types by Office Connector:

  • Text Documents: doc, docx, docm, dot, dotm, dotx, epub, fb2, fodt, htm, html, mht, mhtml, odt, ott, rtf, stw, sxw, txt, wps, wpt

  • Spreadsheets: text/csv, fods, ods, ots, sxc, xls, xlsb, xlsm, xlsx, xlt, xltm, xltx

  • Presentations: fodp, odp, otp, pot, ppt, potm, potx, ppsm, ppsx, pptm, pptx, sxi

  • Other Formats: djvu, oxps, pdf

Content Rule Actions: New Functionalities for Smarter Workflows

Users can now choose to select Assign Routing Data and Create Advanced Routing Task as a content rule action.

  • Assign Routing Data: Provides a mechanism to copy information from routing events into the properties of the associated document.

  • Create Advanced Routing Task: Provides a mechanism for creating various types of routing workflows that are typically created manually using routing slips.

NOTE: These actions were previously provided to some customers via a custom package. Content rules created using earlier versions of these actions may not function after an upgrade and must be recreated using the new content rule actions instead.

Auto-Complete Fields: Enhanced Admin Configuration Options

Administrators now have powerful new controls to configure AutoComplete behavior for class fields directly from the Object Properties interface.

Feature Highlights:

  • AutoComplete Toggle: When editing any field in a class, Administrators can now enable or disable AutoComplete functionality.

  • Custom Table Integration: Once AutoComplete is enabled, selecting a custom table from existing system tables becomes mandatory.

  • Column Selection: After choosing a table, Administrators must select one or more columns to define the data source.

  • Label Configuration: Build user-friendly labels by selecting multiple columns and specifying a delimiter to separate them.

  • Where Clause Support: Optionally define a custom WHERE clause to filter the AutoComplete results dynamically.

  • Improved Admin Experience:

    • Streamlined configuration process for dynamic field suggestions

    • Enhanced flexibility and control over how AutoComplete values are sourced and displayed

Routing Task Improvements to Boost Efficiency

The My Tasks list now appears directly on the main page for faster access and a cleaner experience. Instantly see all your pending tasks, sorted by Date (latest first)—so you never miss what’s most urgent. Not the view you want, you can change the list filter to view Tasks assigned to you, Tasks assigned by you, or deleted tasks right from the list. You can change the sort by any of the columns that are presented simply by clicking on any column header. Click to view any task’s details, and you can navigate through all of the tasks, view and update document properties, and approve, reject, or comment on the task from there!

SMTP OAuth 2.0 authentication with Microsoft Office 365 Support

DocuShare now supports SMTP OAuth 2.0 authentication with Microsoft Office 365, enhancing email security and compliance. This update enables organizations to configure DocuShare to send system-generated emails using OAuth-based authentication via Microsoft Entra ID and Exchange Online. This feature is ideal for enterprise environments requiring modern authentication standards and tighter security controls.

Drag and Drop with Folder Hierarchy Enhancements

Users can now drag and drop files while preserving the folder hierarchy, making file organization more intuitive and efficient. Note: Empty folders will not be created. The drag-and-drop functionality with folder hierarchy simplifies file management, saving users time and effort.

Repository Log Files: Enhanced Format Options

Users can now choose to output Repository Log Files in JSON or CSV format, providing flexibility in managing and analyzing their data. The ability to choose between JSON and CSV formats for Repository Log Files allows users to tailor their data output to their specific needs.

​Notas de la versión de DocuShare 7.7

Xerox® DocuShare® 7.7

Novedades de esta edición

Nuevas funciones

  • Soporte de SAML para ConnectKey agregado. Permite a las aplicaciones ConnectKey trabajar en instalaciones de DocuShare con autenticación SAML.

  • Adición de visualización y exportación de archivos de registro a la IU de administración. Permite a los usuarios con acceso a la IU de administración conectarse y:

    • Descargar 1 o más archivos de registro en el equipo local.

    • Seleccionar y ver el contenido de cualquier archivo de registro en la IU.

      • Esta función se activa en base a un ajuste de archivos de configuración del servidor. Está desactivada por omisión. Si un usuario intenta acceder a esta función cuando está desactivada, se le indicará que solicite al administrador del sistema que la active.

  • Posibilidad de ver documentos relacionados con el artículo que se va a ver. Los administradores pueden configurar esta función para controlar la relación entre documentos en función de valores de propiedades comunes. Cualquier documento relacionado detectado así se mostrará en una pestaña nueva específica dentro de las propiedades del documento actual.

  • Descargar como CSV.Accióndisponible para listas de documentos y resultados de búsqueda. Permite a los usuarios descargar el contenido de listas de documentos o resultados de búsqueda a un archivo CSV. Se incluirán todos los campos mostrados.

  • Acciones de regla de contenido nuevas.Las acciones de las reglas de contenido siguientes están ahora disponibles para todos los usuarios:

    • Agregar permisos de usuario (modelo de solo 3 permisos)

    • Retirar permisos de usuario (modelo de solo 3 permisos)

    • Cambiar nombre de archivo

    • Cambiar tipo de objeto

    • Clonar objeto

Notas de instalación

Visualizador de documentos

  • Para la nueva instalación del visualizador de documentos, PrizmDoc 13.x ejecuta el cliente y el servidor en el mismo cuadro.

  • Para las actualizaciones con el visualizador de documentos instalado, PrizmDoc sigue ejecutando el cliente en el servidor de DocuShare y PrizmDoc 12.x en otro servidor.

  • Para las actualizaciones sin el visualizador de documentos, PrizmDoc 13.x ejecuta el cliente y el servidor en el mismo cuadro.

Solr

  • Actualmente no es compatible la ejecución de múltiples instancias de DocuShare en una MV sencilla con Solr.

  • El motor de Solr se inicia automáticamente después de la instalación de DocuShare 7.7 (tanto en Linux como en Windows). Sin embargo, si se reinicia el dispositivo de Linux, el motor de Solr tiene que iniciarse manualmente antes de iniciar DocuShare.

  • Solamente una instalación completamente nueva puede facilitar el motor de Solr. La actualización desde el servicio IDOL de DocuShare 7.0 mantendrá el motor de IDOL. Además, una actualización de DocuShare 7.5 que todavía ejecute el servidor de IDOL mantendrá el motor de IDOL.

Notas sobre la actualización

Actualmente no hay de migración/actualización para cambiar de IDOL al motor de búsqueda de Solr (KeyView/IDOL a Tika/Solr)

  • Los clientes actuales que estén ejecutándose en IDOL deben permanecer en IDOL.

  • Si se ejecutan IDOL y Tika en el mismo servidor se provoca un conflicto en la funcionalidad de búsqueda.

​Notas de la versión de DocuShare 7.6

Xerox® DocuShare® 7.6

Novedades de esta edición

Soluciones empaquetadas

  • La asistencia de inicio de sesión único SAML permite a los clientes conectar el servidor de DocuShare con el proveedor de identidad empresarial. Esto permite a los usuarios iniciar una sesión con su inicio de sesión empresarial en vez de usar y recordar una contraseña de inicio de sesión independientes para DocuShare.

  • Aprovisionamiento automático si se activa SAML. Es una opción del administrador. Si se activa, los usuarios que no existen en el servidor de DocuShare se crearán automáticamente y tendrán una acceso básico al servidor de DocuShare. Esto permite eliminar la necesidad de que el usuario solicite una cuenta al administrador.

  • Restablecimiento de clave olvidada es la función que permite al usuario reiniciar la contraseña sin tener que ponerse en contacto con el administrador del sistema.

  • Se ha actualizado el complemento DocuSign Connector para DocuShare a fin de admitir la nueva autenticación de DocuSign.

  • Varias correcciones de errores y actualizaciones de seguridad.

Notas de instalación

Visualizador de documentos

  • Para la nueva instalación del visualizador de documentos, PrizmDoc 13.x ejecuta el cliente y el servidor en el mismo cuadro.

  • Para las actualizaciones con el visualizador de documentos instalado, PrizmDoc sigue ejecutando el cliente en el servidor de DocuShare y PrizmDoc 12.x en otro servidor.

  • Para las actualizaciones sin el visualizador de documentos, PrizmDoc 13.x ejecuta el cliente y el servidor en el mismo cuadro.

Solr

  • Actualmente no es compatible la ejecución de múltiples instancias de DocuShare en una MV sencilla con Solr.

  • El motor de Solr se inicia automáticamente después de la instalación de DocuShare 7.6 (tanto en Linux como en Windows). Sin embargo, si se reinicia el dispositivo de Linux, el motor de Solr tiene que iniciarse manualmente antes de iniciar DocuShare.

  • Solo una nueva instalación de red facilita el motor de Solr. La actualización desde el servicio IDOL de DocuShare 7.0 retiene el motor de IDOL. Además, una actualización de DocuShare 7.5 que todavía ejecute el servidor de IDOL mantendrá el motor de IDOL.

Notas sobre la actualización

Actualmente no hay de migración/actualización para cambiar de IDOL al motor de búsqueda de Solr (KeyView/IDOL a Tika/Solr)

  • Los clientes actuales que estén ejecutándose en IDOL deben permanecer en IDOL.

  • Si se ejecutan IDOL y Tika en el mismo servidor se provoca un conflicto en la funcionalidad de búsqueda

Documentación

  • Xerox DocuShare y Solr – Guía de comparación de IDOL-Solr para compatibilidad interna

  • Función Xerox DocuShare Connector para DocuSign – Guía del administrador

  • Función Xerox DocuShare Connector para DocuSign – Guía de implementación

  • Función Xerox DocuShare Connector para DocuSign para DocuSign – Guía del usuario

​Notas de la versión de DocuShare 7.5

Xerox® DocuShare® 7.5

Novedades de esta edición

Paquete de soluciones

  • Conector de aplicaciones es una herramienta de búsqueda basada en dirección URL que sirve para localizar todos los documentos y documentos personalizados con una característica determinada a través de una URL en DocuShare. Se ha ampliado para aprovechar la colección y las colecciones personalizadas además de los documentos y los documentos personalizados

  • La regla Autocreate de contenido de carpetas archiva automáticamente los documentos repetitivos en una jerarquía de colección lógica basada en los metadatos del documento. Todos los nombres de los metadatos que son iguales para el objeto. Las carpetas nuevas que son creadas por la herramienta, obtendrán el valor de la característica, del objeto a las carpetas.

  • Plantilla de copia - DocuShare admite una función copiar y pegar en su interfaz de usuario web estándar que agrega la ubicación y no crea copias de los objetos. La plantilla de copia realmente copia mediante la creación de objetos, conservando permisos y propiedades, si se ajusta en la configuración de la Administración. Se puede configurar la plantilla de copia como una regla de contenido o con el menú de edición seleccionado en la interfaz de usuario de la web.

  • La página de carga de documentos es una página genérica de carga de documentos basada en dirección URL. El usuario entrará en todas las características solicitadas y seleccionará el documento a cargar desde el sistema de archivos o arrastrará y soltará el documento en la ventana del navegador.

  • Conector de complementos de DocuSign para DocuShare con tres flujos de trabajo:

    • Preparar un documento firmado y envíelo a DocuShare.

    • Preparar un documento para ser firmado en DocuSign y devuelto a DocuShare.

    • Preparar una plantilla para su procesamiento en DocuSign para que un documento firmado sea devuelto a DocuShare.

  • La regla de contenido heredado permite que los documentos hereden los valores de las características de la colección matriz. Si la colección matriz inmediata tiene un valor de las características vacío, heredan el valor de las características de otras colecciones antecesoras.

  • La vista multiselección ofrece una vista emergente una al lado de la otra, en la página de vista de la colección, para ver los objetos del documento estándar o personalizados y sus características.

Renovación de la interfaz de usuario

  • La página de inicio tiene imágenes nuevas que le dan un aspecto más novedoso.

  • Los logotipos e iconos ahora funcionan con un formato de alta resolución que queda muy bien en las pantallas y dispositivos de resolución alta y normal. También hay iconos de nuevos tipos de archivos.

  • La renovación de la interfaz de usuario ofrece una página más organizada e intuitiva con enlaces a la colección a la izquierda, otros enlaces a Mi DocuShare, gestión de reglas de contenido, informes de flujo de trabajo y políticas de Lifecycle Manager en el centro y comunidades y áreas de trabajo a la derecha.

  • La interfaz de usuario de la administración tiene un control nuevo para activar el StackTrace en el menú de administración->la gestión del sitio->la configuración del sitio.

  • La interfaz de usuario de la administración tiene un control nuevo para mostrar Document Viewer en el menú de administración->la gestión del sitio->la configuración del sitio.

  • La interfaz de usuario de la administración tiene un control nuevo para la cabecera HTTP de Content_Security_Policy en el menú de administración->la gestión del sitio->la configuración del sitio.

Renovación de componentes

  • Amazon Corretto 11 es una distribución sin coste, multiplataforma y lista para la producción de Open Java Development Kit (OpenJDK). Cuenta con soporte técnico a largo plazo que incluye mejoras de rendimiento y correcciones de seguridad.

  • Apache Solr para las instalaciones nuevas de DocuShare, esto reemplaza al motor de búsqueda e indexación IDOL de Autonomy dentro del nuevo DocuShare 7.5. Solr es sumamente fiable, escalable y sensible a los errores, y proporciona una indexación distribuida, replicación y consultas con equilibrio de carga, conmutación por error y recuperación automatizadas, configuración centralizada y mucho más. Solr impulsa las funciones de búsqueda y navegación de muchos de los sitios de Internet más grandes del mundo.

  • Apache Tomcat 9.x implementa las especificaciones de Servlet 4.0 y JavaServer Pages 2.3 de Java Community Process e incluye muchas funciones adicionales que lo convierten en una plataforma útil para desarrollar e implementar aplicaciones y servicios web.

  • Aspose se utiliza para la conversión de PDF en DocuShare sin necesidad de Adobe Acrobat. Permite procesamiento de subprocesos, compresión, soporte de elementos de documentos múltiples. Es de coste económico, cuenta con un gran soporte; y un gran soporte se traduce en un sistema eficiente de DocuShare.

  • XSLTForms es una implementación de código abierto del lado cliente de XForms, se utiliza para crear DocuShare Wiki/Weblogs.

Actualización de complementos

  • Los complementos y aplicaciones construidos o reconstruidos para Corretto 11 incluyen:

    • Document Viewer

    • Cifrado

    • Lifecycle Manager

    • Escaneado protocolo de transferencia de archivos (FTP)

    • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

    • DocuShare Developer Environment (DSDE)

    • DocuSign

  • PrizmDoc se ha actualizado a 13.x. Muestra una multitud de tipos de archivos en un navegador sin necesidad de software adicional. Esta tecnología incrustada procesa y muestra los documentos dentro de DocuShare sin dejar huella.

  • Xerox ConnectKey para DocuShare ahora cuenta con soporte de Centos. CentOS es una distribución de sistema operativo libre basada en Kernel de Linux.

  • Xerox ConnectKey para DocuShare también cuenta con soporte TLS 1.2 para la seguridad en las conexiones de Internet entre dispositivos DocuShare y ConnectKey.

Notas de instalación

Document Viewer

  • Para la instalación nueva de Document Viewer, PrizmDoc 13.x ejecuta el cliente y el servidor en el mismo cuadro.

  • Para las actualizaciones con Document Viewer instalado, PrizmDoc seguirá ejecutando el cliente en el servidor DocuShare y PrizmDoc 12.x en otro servidor.

  • Para actualizaciones sin Document Viewer, PrizmDoc 13.x ejecuta el cliente y el servidor en el mismo cuadro.

Solr

  • Actualmente, no damos soporte a la ejecución de múltiples instancias de DocuShare en un único VM con Solr.

  • El motor de Solr se inicia automáticamente después de la instalación de DocuShare 7.5 (tanto en Linux como en Windows). Sin embargo, si se reinicia la máquina de Linux, el motor de Solr deberá iniciarse manualmente antes de iniciar DocuShare.

  • Solo una instalación de red nueva proporcionará el motor Solr. La actualización del servicio IDOL de DocuShare 7.0 conservará el motor IDOL.

Notas de actualización

Actualmente no hay ninguna ruta de migración/actualización para pasar del motor de búsqueda de IDOL a Solr (KeyView/IDOL a Tika/Solr)

  • Los clientes actuales que están trabajando en IDOL deben seguir con IDOL.

  • La ejecución de IDOL y Tika en el mismo servidor provocará un conflicto en la función de búsqueda.

Notas adicionales

Complementos y características de DocuShare nuevos de la versión

  • Función Connector de DocuShare de Xerox para DocuSign

​Notas de la versión de Xerox® DocuShare® 7.0

Notas de la versión de Xerox® DocuShare® 7.0

Notas de la versión adicionales

Funciones y complementos adicionales de DocuShare no admitidos en la versión

Integración con DocuShare y SharePoint Conversión de HTML en plataformas Solaris

Conector de aplicaciones de DocuShare

Al crear una URL de búsqueda, asegúrese de aplicar correctamente los caracteres de escape en la cadena de la consulta, especialmente si contiene caracteres no ASCII. De lo contrario, es posible que los resultados de búsqueda no sean correctos.

Selección de acciones de reglas de contenido si se usa Internet Explorer

Si usa Internet Explorer y no puede seleccionar algunas opciones de acciones al crear una regla de contenido, actualice su navegador.

Activación, pausa y eliminación del servicio de suscripción

La opción Activar suscripciones de la página Suscripción en la interfaz de usuario de administración solo se puede usar para activar o reactivar el servicio de suscripción. Para detener o quitar el servicio, ejecute la utilidad de línea de comandos ChangeSubscriptionSvcState.

Mobile Client para DocuShare

Si anteriormente se ha instalador el puente entre el servidor web IIS de Microsoft y DocuShare, y pretende usar Mobile Client para DocuShare en su sitio, deberá desinstalar la versión anterior del puente y, a continuación, instalar la nueva versión del puente mediante la herramienta IIS incluida en DocuShare 7. Además, realice lo siguiente:

  • Active la autenticación de Windows y la autenticación anónima en IIS

  • Agregue usuarios anónimos a las reglas de autorización de IIS

  • Coloque el archivo web.config en el directorio <DSHome>\tomcat\bin\native\iis64amd

Copyright 1996-2017 Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. 12/15

Más información de la gestión de contenidos empresariales

Explore archivos PDF, vídeos, infografías y más sobre este tema.

Compartir