Cómo Xerox® DocuShare® ayudó a un fabricante de muebles de 99 años a digitalizar 500 000 documentos

Es difícil cambiar cuando llevas tanto tiempo como Fairfield Chair. Pero la empresa sabía que necesitaba transformar sus procesos de trabajo para continuar a la cabeza en la era digital.

Tal y como lo describió un empleado de Fairfield Chair, «nos estábamos ahogando entre papeles». Y así era.

La empresa familiar fabricante de muebles de 99 años, con sede en Lenoir, Carolina del Norte, tenía toda una planta en las oficinas llena con más de 150 archivadores. Las respuestas a muchas preguntas importantes de los clientes estaban ahí en algún lugar, pero no era fácil encontrarlas ni compartirlas. Los empleados tenían que dejar en espera a las personas que llamaban, desplazarse a otro piso para buscar el documento y volver al teléfono para responder a ciertas preguntas.

Aunque la empresa está arraigada en la tradición -muchos de sus 425 empleados son de segunda o tercera generación- era hora de cambiar.

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Fairfield Chair recurrió a Xerox para que les ayudara a pasar de un sistema analógico a uno digital. «Nuestro lema realmente no se trata de no tener papel, sino de utilizar un sistema sin papel», dice Jeremy Lukovich, vicepresidente de ventas de Xerox DocuShare. «Ayudamos a nuestros clientes a digitalizar y automatizar sus procesos de trabajo». Xerox® DocuShare® permite a los usuarios escanear papeles en un sistema central de gestión de contenidos en la nube donde los documentos se pueden registrar, gestionar y almacenar de forma segura para que los usuarios puedan tener acceso a los mismos.

Al digitalizar 500 000 documentos, Fairfield Chair pudo deshacerse de esos archivadores y reducir su dependencia de un sistema de archivo en papel. Consiguieron integrar seis departamentos diferentes en una plataforma y liberaron el 40 % del espacio de la planta para hacer sitio a los nuevos miembros de la plantilla «Pudimos deshacernos de ciento sesenta y cinco archivadores», dice el director financiero de Fairfield Chair, Jamie White.

Gracias al acceso inmediato a la información en línea, los empleados de Fairfield Chair pueden ahora responder a los clientes con mayor rapidez y la empresa ha reducido sus costes de impresión entre un 35 y un 40 %.

«Una de las cosas que siempre decimos en Fairfield es 'siempre se ha hecho así y cambiar es difícil'», dice White. «Ser capaz de tener un producto innovador que está a tu disposición nos ha convertido en una empresa mejor».

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