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Cómo un importante bufete de abogados laboralistas pudo resolver los retos de procesar y compartir documentos

En Bell Law Group, los abogados y el personal utilizan una única plataforma para convertir y colaborar sin problemas independientemente de dónde trabajen con Xerox® Workflow Central.

«Xerox Workflow Central realmente simplifica el día a día de los profesionales jurídicos como los de Bell Law Group».

– Benjamin Duthu, Director de marketing del sector jurídico de Xerox
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Vídeo

The Bell Law Group es un bufete de abogados que ofrece una representación firme en asuntos de lesiones personales y en derecho laboral para empleados, empleados federales y empleadores. El bufete, que atiende a clientes de todo el país, dispone de oficinas en cinco ciudades diferentes: Washington, Nueva York, Syosset, Garden City y Miami.

El reto

La existencia de cinco oficinas con redes informáticas diferentes dificultaba el intercambio de datos

Bell Law Group, un bufete de abogados de alto perfil especializado en derecho laboral y lesiones personales, se ha expandido con el crecimiento y las adquisiciones a lo largo de sus veinte años de historia hasta contar con oficinas en cinco ciudades diferentes de Estados Unidos. Sus abogados se desplazan a menudo de una oficina a otra, en función de las necesidades del cliente, y necesitan compartir y procesar documentos entre oficinas a diario.

Sin embargo, el hecho de que cada sede dispusiera de una red informática independiente y de soluciones de software muy dispares dificultaba enormemente el acceso, el uso compartido y el procesamiento de los documentos. Los abogados podrían utilizar las prestaciones del software en un lugar, por ejemplo, para convertir, redactar o traducir documentos, y descubrir que no estaban disponibles o eran totalmente distintas en otro lugar. Estas lagunas podrían animar al personal a utilizar herramientas no autorizadas para llevar a cabo esos procesos, lo que costaría tiempo y recursos y dejaría al grupo expuesto a posibles riesgos de seguridad.

El bufete necesitaba un sistema que permitiera a sus abogados y a su personal acceder fácilmente a los documentos de todas las oficinas en un entorno único y sencillo. También era necesaria una solución que permitiera a su personal acceder a las mismas herramientas de procesamiento de documentos dondequiera que estuvieran trabajando.

Habida cuenta de las rápidas exigencias a las que se ve sometida su bufete, el grupo buscaba una solución sencilla que no requiriera una formación importante de los usuarios y que funcionara con la infraestructura que ya había instalada.

Cliente de Xerox desde hace mucho tiempo, Bell Law Group pidió ayuda a Xerox Business Solutions (XBS) para buscar una solución.

La solución

Una plataforma de flujo de trabajo flexible

XBS recomendó a Bell Law Group que se planteara Xerox® Workflow Central como una plataforma fiable y flexible que funcionaría con su repositorio en la nube ya existente y proporcionaría acceso a los datos 24 horas al día, 7 días a la semana, en todas las sedes.

Teniendo en cuenta las exigencias de tiempo del grupo, Xerox sugirió que se realizara una prueba de la plataforma antes de decidirse a adoptarla en toda la empresa. De ese modo, el bufete podría probar las posibilidades de la plataforma a su propio ritmo.

A lo largo de una prueba de tres meses, el bufete de abogados Bell Law Group no solo comprobó que Workflow Central podía resolver sus problemas de colaboración, sino que también descubrió que las prestaciones añadidas que ofrecía podían dar respuesta a sus necesidades de procesamiento de documentos, incluida la conversión de documentos, su traducción, redacción y una función que convierte las notas escritas a mano en documentos editables.

Los resultados

Los abogados pueden acceder con facilidad a los documentos y tramitarlos con rapidez en todas las sedes

Ahora, los abogados del bufete pueden acceder, compartir y procesar documentos de forma más rápida y sencilla a través de la plataforma Workflow Central de Xerox®.

Dado que la plataforma funciona con el repositorio en la nube de Bell, los miembros del equipo pueden compartir documentos y colaborar de manera segura en tiempo real, un factor crucial para satisfacer las exigencias de los procesos jurídicos en los que el tiempo apremia, como la diligencia debida en fusiones y adquisiciones, por ejemplo.

Los empleados de Bell pueden acceder sin problemas y de forma segura a herramientas compatibles dondequiera que trabajen para convertir archivos en formatos utilizables y procesables, incluida la traducción rápida, la redacción y la creación de archivos de audio a partir de documentos. Entre las funciones principales que han demostrado ser especialmente útiles para los abogados en el día a día se incluye la posibilidad de convertir notas manuscritas en formato editable y una opción que les permite resumir notas.

En general, este nuevo entorno de colaboración unificado está ayudando al grupo a optimizar su política de «en primer lugar el cliente».

Actualmente, el bufete está probando otras soluciones de Xerox para mejorar todavía más el flujo de trabajo de sus empleados y mejorar el servicio al cliente.

«Los bufetes de abogados con gran actividad se enfrentan a constantes exigencias para conseguir la máxima eficiencia y eficacia en el servicio a sus clientes. La solución Xerox Workflow Central y una serie de otras soluciones de Xerox abordan esos retos prácticos y casi universales».

– Benjamin Duthu, Director de marketing del sector jurídico de Xerox

Icono engranaje con conectores que van hacia la izquierdaEl reto

  • Aunque los asociados optan por trabajar desde su oficina en casa en la medida de lo posible, pasan mucho tiempo desplazándose desde la oficina principal de la empresa a otra oficina o a los lugares de trabajo de sus clientes para mantener reuniones en persona.

  • Como resultado, los empleados se esforzaban por encontrar herramientas seguras y que cumplieran la normativa para consumir información y compartir archivos jurídicos dentro de su grupo de trabajo virtual.

  • Bell Law Group buscaba un método para que su personal pudiera compartir y almacenar datos de las cinco sedes como si fueran una sola.

Icono bombillaLa solución

  • Tras un periodo de prueba, Bell Law Group adoptó Xerox® Workflow Central, que proporciona una plataforma de flujo de trabajo única, segura y flexible, cuyo uso ha sido aprobado por la empresa.

  • Los usuarios pueden acceder al servicio en cualquier momento y lugar, desde sus PC, dispositivos móviles e impresoras multifunción Xerox® con ConnectKey® para convertir documentos PDF en formatos editables en el acto.

  • Los usuarios se benefician de toda la biblioteca de flujos de trabajo disponibles (Convertir a archivos MS Office, Convertir a audio, Redacción automática, Traducción, etc.)

  • Una vez modificados, los documentos se envían de forma instantánea al repositorio en la nube de Bell o se envían por correo electrónico a los clientes utilizando la función «Cifrar y rastrear» para mejorar la seguridad en el envío.

Gráfico con tendencia ascendente, con un engranaje por encimaLos resultados

  • Conseguir que los miembros del equipo utilizaran la herramienta fue fácil: no fue necesaria ninguna formación individual.

  • Los abogados y el personal del bufete pueden ahora convertir y editar documentos con mayor rapidez allí donde se realice el trabajo y con total normalidad.

  • La función «Cifrar y rastrear» permite al cliente compartir de forma segura archivos confidenciales entre los miembros del equipo o con terceros.

  • Bell Law Group puede ofrecer un servicio más rápido a sus clientes, respaldando así su política de en primer lugar el cliente.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

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