Diez cosas a tener en cuenta al adquirir un multifuncional

¿Qué es un multifuncional?

Se entiende por multifuncional (MFP) un dispositivo que aúna la funcionalidad de una impresora, una copiadora, un escáner o un fax en una sola máquina. Los multifuncionales son una opción frecuente para empresas con presupuesto limitado que desean consolidar activos, reducir costes y mejorar el flujo de trabajo. A medida que pase a un flujo de trabajo más digital, eche un vistazo a nuestra lista de multifuncionales especialmente recomendados para digitalización de documentos.

Consideraciones para la evaluación del multifuncional

Para tomar una decisión informada sobre qué multifuncional es el adecuado para usted, debe plantearse las preguntas correctas. Aquí tenemos las 10 cosas que hay que saber antes de adquirir un multifuncional.

1. Debe conocer sus necesidades.

Es necesario que sepa qué necesita que el multifuncional haga para sus usuarios finales y para usted. Además de imprimir y copiar, ¿cómo quiere utilizar el multifuncional para que le ayude a gestionar documentos, reducir el papel, simplificar el flujo de trabajo, escanear a la nube, trabajar en remoto, etc.? ¿Cuántos trabajos de fotocopiado, impresión, fax, escaneado y correo electrónico realizará al día? ¿Cuántos usuarios van a compartir el dispositivo? ¿Será necesario que tenga la función de color? ¿Inalámbrico? ¿Conectado a dispositivos móviles y a la nube? Hay una serie de requisitos que hay que tener en cuenta.

2. Sepa el coste total de propiedad (TCO) y las ventajas de coste/valor.

Cuando se evalúa un multifuncional, no hay que fijarse solo en el coste del hardware inicial. Hay que tener en cuenta otros muchos factores, incluyendo el coste de los consumibles. Una vez que se tienen en cuenta los costes de la tinta, los multifuncionales de inyección de tinta, que inicialmente se consideraban de bajo coste, suelen tener un TCO equivalente o superior al de las impresoras multifuncionales láser de mejor rendimiento. El TCO también puede aumentar considerablemente en el caso de dispositivos que son difíciles de usar y mantener, poco fiables o que carecen de las funciones y la capacidad de producir, de forma eficiente y eficaz, los resultados que necesita.

Su multifuncional puede convertirse en un activo útil para la gestión y el control de los costes de impresión e imagen y además puede añadir nuevas prestaciones a su organización si lo elige de forma inteligente. Analice la manera en la que los multifuncionales pueden abordar el coste total de propiedad de los activos de impresión e imagen, consolidar y mejorar la gestión de los recursos en toda la organización y mejorar la eficiencia de los procesos empresariales.

3. Entérese de lo que tienen que decir terceros.

Compare los datos sobre el rendimiento real y los temas de gestión y asistencia que figuran en las fichas técnicas del proveedor con los datos de organismos de control independientes. ¿Qué opinan las personas con experiencia en la industria sobre la calidad y el rendimiento del producto que está valorando? Mire qué dicen los expertos acerca de los MFP de Xerox

4. Sepa lo fácil que es conectarse a una red existente.

Tenga en cuenta la facilidad con la que el sistema de multifuncionales se integrará en su red actual. ¿Es fácil de implementar? ¿Requiere una mínima formación inicial? ¿Incluye software o asistentes que le guíen en la instalación, resolución de problemas y actualización?

Si su grupo de trabajo necesita imprimir desde varios dispositivos distribuidos (teléfonos inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles, etc.) en un lugar de fácil acceso, entonces estudie la posibilidad de comprar un multifuncional inalámbrico o con WiFi. Los multifuncionales con WiFi se conectan a una red sin necesidad de estar conectados por cable a esa red. Esto permite una impresión móvil fácil, sin cables antiestéticos con los que tropezar.

5. Sepa lo fácil que es de usar.

Evite los cuellos de botella y los elevados costes de los tiempos de inactividad de los empleados encontrando un multifuncional que sea fácil de manejar. Compruebe que las interfaces de usuario sean intuitivas, los requisitos de formación sean los mínimos y que la ayuda y la documentación en línea estén disponibles fácilmente. Si necesita asistencia técnica, compruebe que el producto cuenta con el respaldo de la cobertura de asistencia y mantenimiento proporcionada por el fabricante.

Las interfaces tipo tableta hacen que los multifuncionales de última generación sean especialmente fáciles de usar. Le permiten tocar, deslizar, acercarse y deslazarse como lo haría en un móvil o una tableta. Y con las aplicaciones integradas en la interfaz, puede agregar, eliminar o intercambiar herramientas para sus propios flujos de trabajo personalizados.

Los multifuncionales móviles y conectados a la nube facilitan el trabajo desde casi cualquier lugar. En estos MFP, las aplicaciones se convierten en un atajo para descargar, compartir, imprimir, escanear, distribuir e — incluso traducir — documentos estando fuera de la oficina.

6. Conozca sus capacidades multitarea.

Busque un multifuncional que pueda ser realmente multifunción. ¿Pueden los usuarios acceder a cada una de las funciones que necesitan, aunque ya se estén utilizando otras? Tenga en cuenta que algunos productos, como los All-in-Ones (AiOs), ofrecen múltiples funciones en un solo dispositivo, pero no pueden realizar varias tareas simultáneamente. Si no pueden ofrecer todas las funciones de un multifuncional al mismo tiempo, se puede arriesgar a que se produzca un tiempo de inactividad debido a los cuellos de botella.

7. Conozca sus capacidades de comunicación bidireccional.

Si no se comunica información puntual y precisa a los usuarios y administradores de TI sobre el estado de los trabajos, las colas y los dispositivos, se producirá una mayor intervención por parte de usted y su personal para resolver, prevenir o anticiparse a los problemas. Una comunicación bidireccional firme, tanto en el multifuncional como a través de la red, es esencial para que un producto funcione sistemáticamente. Busque las capacidades de estado de los trabajos de impresión y del dispositivo desde el escritorio y la posibilidad de ver todas las colas de trabajos en el dispositivo y en toda la red.

8. Conozca la gestión de los dispositivos disponibles, la inteligencia remota y la asistencia.

Tenga en cuenta el compromiso del proveedor de proporcionar herramientas y utilidades eficaces para la gestión de dispositivos y flotas. Es algo que puede que quiera ahora o en el futuro. Busque el software de gestión de relaciones con los dispositivos que optimiza la disponibilidad y el tiempo de funcionamiento del multifuncional. ¿Ofrece el proveedor un tiempo de respuesta superior y una calidad de servicio constante? Usted querrá confiar en que su multifuncional mantendrá la categoría y estará en funcionamiento para asegurar que tenga una oficina eficiente y productiva.

En el caso de los multifuncionales más sofisticados, no solo se pueden gestionar las flotas, sino también la información. Con las herramientas adecuadas incorporadas, como la integración con los servicios de impresión gestionados, su MFP se convierte en el centro de su entorno documental. Puede automatizar los procesos de negocio, optimizar la gestión de los dispositivos de forma remota y ayudar al servicio de asistencia técnica con herramientas incorporadas. Una interfaz conectada a una aplicación abre una puerta de posibilidades de futuro para la gestión de dispositivos y documentos. 

9. Sepa si le proporciona el nivel de seguridad y confidencialidad que necesita.

¿Ofrece el dispositivo el nivel de seguridad adecuado para su negocio? ¿Se puede adaptar para proporcionar más seguridad si sus necesidades cambian?

Si no se controlan, los multifuncionales pueden ser puntos de entrada vulnerables a las filtraciones de datos o a los ataques maliciosos. La mejor manera de mantener sus datos seguros es elegir multifuncionales que superen los estándares de la industria en cuanto a la prevención de intrusiones, detección de dispositivos y encriptación de datos. Busque también fabricantes de multifuncionales que se asocien con expertos en seguridad de la tecnología de la información, como Trellix y Cisco.

10. Sepa qué software y soluciones hay disponibles.

Conozca el software y las soluciones compatibles que ofrece el proveedor, así como sus partners de soluciones.

Los multifuncionales pueden ayudarle a agilizar los procesos de documentos duplicados y engorrosos y a organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con un multifuncional y una sencilla aplicación de software, se pueden convertir documentos en papel en formatos electrónicos y enviarlos a distintos destinos —correo electrónico, depósitos de documentos en la nube, carpetas de red, impresoras remotas, sistemas de automatización de la gestión administrativa interna, etc. — con un solo escaneo.

Los multifuncionales con compatibilidad con aplicaciones llevan estos procesos a un nivel superior. Ponen las funciones y los flujos de trabajo en una interfaz de aplicaciones fácil de usar, como la que vemos en nuestro teléfono móvil o en la tableta. Le permiten imprimir desde o escanear en la nube, y conectar los teléfonos inteligentes a los MFP con WiFi para que pueda trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Una vez que se haya provisto de la información que ha reunido al hacer estas preguntas, estará preparado para tomar la decisión correcta para su negocio.

Los multifuncionales pueden ayudarle a agilizar los procesos de documentos duplicados y engorrosos y a organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con un multifuncional y una sencilla aplicación de software, se pueden convertir documentos en papel en formato electrónico y enviarlos a distintos destinos- correo electrónico, depósitos de documentos, carpetas de red, incluso a impresoras remotas - con un solo escaneo.

Una vez que se haya provisto de la información que ha reunido al hacer estas preguntas, estará preparado para tomar la decisión correcta para su negocio.

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Los multifuncionales Xerox^®AltaLink^® y VersaLink^® le ofrecen el equilibrio perfecto entre funcionalidad y valor si necesita copiar, imprimir, escanear y enviar por fax. Y con los multifuncionales a color, puede copiar, imprimir y escanear documentos en color de forma económica, lo que le permite incorporar más trabajos internamente. Además, la posibilidad de movilidad y el acceso a la nube, la seguridad de referencia, la conectividad inalámbrica y las aplicaciones personalizables ayudan a impulsar a los MFP de Xerox hacia el futuro, de modo que siempre se adapten a su trabajo en constante evolución. Vea los multifuncionales en color de Xerox Vea los multifuncionales en blanco y negro de Xerox

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