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europart streamlines document management

Cómo logró Europart cambiar su forma de gestionar la información

Para poner orden en la forma en que la información circulaba por la empresa, buscaron la ayuda de Xerox.

1500 empleados en 200 pubicaciones de 30 países europeos (además de Ghana y Dubai)

El desafío: Seguir el rastro documental

Europart produce catálogos y publicidad en 24 idiomas y procesa cada año millones de albaranes y facturas.

Pero Europart es un distribuidor de repuestos, no un negocio de impresión. A medida que la empresa crecía a nivel internacional, su estructura de impresión se iba haciendo más caótica.

Los costes de impresión no dejaban de aumentar, la complejidad de la infraestructura se iba extendiendo y los procesos manuales en papel ralentizaban el proceso.

Trabajamos con Europart para replantear su manera de gestionar los documentos, con el fin de mantener los costes a raya y trabajar de forma más eficaz.

Europart se propuso ahorrar entre el 20 y el 25 % en costes relacionados con procesos  empresariales. En la práctica, ahorraron  un 29 %.

La solución: Una transformación en cuatro partes

Europart necesitaba cambiar la manera en que la información circulaba por su organización y, a su vez, mantener los costes al mínimo.

Para reducir la complejidad y los costes de su infraestructura de impresión y modernizar los procesos manuales más desfasados, buscaron la solución en los servicios de gestión documental.

¿Qué pueden hacer por usted los servicios de gestión documental?

Descubra cómo los servicios de gestión documental de Xerox pueden contribuir a que su organización imprima menos (y por menos).

Así es cómo lo lograron.

Simplificaron las relaciones con sus proveedores.

Ahora somos el enlace entre Europart y su proveedor de impresión y transmitimos formas de mejorar la eficacia del flujo de trabajo gracias a nuestras economías de escala.

Racionalizaron su flota de impresoras.

Tras una proliferación incontrolada de impresoras que tuvo lugar durante décadas, ayudamos a Europart a estandarizar y optimizar su infraestructura de impresión, aumentando así su productividad.

Automatizaron el procesamiento de facturas.

Gracias a la tecnología de reconocimiento óptico, que les permite extraer y digitalizar la información más importante de los documentos impresos, han ido abandonando los procesos manuales.

Y digitalizaron la gestión de albaranes.

En lugar de gastar millones en la gestión de albaranes en papel, ahora los administran de forma digital y centralizada, por medio de un portal online.

Los resultados: Reducción de costesy optimización de los procesos

Los empleados de Europart ahora pueden crear y procesar información de manera más fácil, rápida y barata.

Han constatado una reducción de costes y mayor rapidez en los tiempos de entrega de trabajos de gran volumen de impresión, como folletos y catálogos.

Europart redujo su flota global de impresoras en un 61 %, sustituyendo 600 sistemas de impresión heterogéneos por 232 dispositivos multifunción.

Redujeron su flota global de impresoras en un 61 %, sustituyendo 600 sistemas de impresión heterogéneos por 232 dispositivos multifunción.

Y lo que es más importante, sus empleados ahora trabajan de forma más inteligente. Han podido apreciar una mejora significativa en la eficacia al digitalizar el procesamiento de facturas (30 personas pueden verificar y procesar 300 000 facturas al año) lo que ha logrado reducir costes en un 20 %.

30 personas pueden verificar y procesar 300 000 facturas al año, reduciendo los costes de facturación en un 20 %.

Europart ahora puede procesar dos millones de albaranes digitales al año, gracias a un portal online centralizado, lo que ha contribuido a reducir los costes de almacenamiento. Además, sus empleados disponen de más tiempo para responder a solicitudes de información, lo que a su vez genera oportunidades de negocio.

Este es exactamente el tipo de efecto transformador que proporcionan los servicios de gestión documental, y precisamente el impulso que empresas como Europart necesitan para crecer.

¿Qué pueden hacer por usted los servicios de gestión documental?

Descubra cómo los servicios de gestión documental de Xerox pueden contribuir a que su organización imprima menos (y por menos):

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