¿Esto puede estar listo en una hora?

Cumplir los plazos en un entorno acelerado

¿Esto puede estar listo en una hora?

Cumplir los plazos en un entorno acelerado

«¿Esto puede estar listo en una hora?»: no hace tanto, este tipo de pregunta habría provocado risas en el servicio de atención al cliente. Hoy, apenas causaría asombro.

La gran restricción en los plazos de entrega

En los últimos años, los centros de producción impresa han visto cómo sus plazos de entrega disminuían drásticamente. La imperiosa necesidad de rapidez es general: desde aquellos clientes que acuden al establecimiento y los pedidos en línea, hasta los servicios entre empresas.

«Llevo 25 años trabajando en la impresión. Cuando empecé, para cada trabajo teníamos un plazo de entrega de, como mínimo, cinco días.» afirma Steve Tappenden, director de RPM Digital en Dorset (Reino Unido). «Hoy día, lo normal es un plazo de 48 horas y, para algunos trabajos, puede tratarse de una hora o incluso 30 minutos».

RPM Digital cuenta entre sus clientes con arquitectos que trabajan con fechas muy estrictas de entrega, por lo que conocen bien la importancia de terminar un encargo a tiempo. «Me he pasado noches en blanco en la fábrica, con clientes que tenían que hacer su entrega a la mañana siguiente. Es agotador, pero si se valora la relación con el cliente, merece la pena el esfuerzo» añade Tappenden.

Preparar el terreno

En un ecosistema de impresión que sigue un ritmo vertiginoso, sobreviven solo los más eficientes. Mezclar trabajos pequeños y rápidos con encargos de gran volumen es un reto que merece la pena afrontar cuando las ganancias son importantes. Pero hacer frente a márgenes de entrega ajustados un día tras otro requiere unos procesos que funcionen a la perfección, de manera previsible y sin contratiempos, de forma que pueda acelerar la marcha cuando sea necesario

Woman reading a book

Cuando un cliente de RPM Digital hace un pedido, Xerox® FreeFlow® Core lo identifica automáticamente como un trabajo en color y lo envía a la impresora adecuada, por medio de una carpeta activa preparada para este fin. Todo el proceso se realiza prácticamente de forma automática, la única intervención necesaria es cuando el operario enciende la prensa por la mañana y cuando recoge el material impreso para realizar la entrega.

El despertar de los datos

Cuando además se manejan datos variables, preparar el terreno es todavía más importante. Una tirada de impresión personalizada requiere tiempo y esfuerzo en el momento de la preparación inicial, pero una vez que se ha establecido el proceso y está registrado en el sistema, repetir el trabajo es mucho más rápido.

«La impresión de datos variables va a continuar creciendo, pues los clientes se están dando cuenta del valor de los datos a su disposición», afirma Tappenden. «Hemos invertido en el futuro crossmedia con XMPie, para atender a estos clientes cuando se decidan a sacar partido a esos datos. Como parte de este proceso, vamos a abrir un portal web-to-print que mejore la trayectoria del cliente desde el primer paso, ya sea en persona, en un puesto de autoservicio o en línea».

Apurando hasta el último minuto

RPM Digital y sus clientes arquitectos no son los únicos que trabajan hasta tarde en la imprenta. Si existe un tipo de cliente que lleva a extremos insospechados la impresión a última hora, son sin duda los universitarios.

La Universidad de Trondheim, la mayor de Noruega, necesitaba una solución de impresión para hacer frente a la avalancha de encargos que reciben el día anterior a la fecha de entrega de las tesis. Se trata de miles de pequeños pedidos que llegan en un periodo de entre dos y tres días, y todos con un breve plazo de entrega.

Con estudiantes que lo dejan todo para el último minuto, la imprenta podía encontrarse con hasta 2.000 pedidos en un solo fin de semana. Para conseguir el contrato, Tore Slettahjell (responsable de flujo de trabajo digital de Skipnes Kommunikasjon) tuvo que demostrar la capacidad de procesar estos aumentos repentinos de volumen sin perder comba.

Para poder cubrir la demanda de impresión creada por las tesis de ultima hora, Skipnes instaló un portal de autoservicio en línea donde los universitarios pueden realizar sus pedidos.

El material impreso tiene fecha de caducidad

Otro reto relacionado con el factor tiempo al que tuvo que enfrentarse Skipnes era la impresión de etiquetas para el embalaje de uno de los artículos de exportación más importantes de Noruega: el salmón. La tensión de tener que entregar en el mismo día y la necesidad de producir entre 10.000 y 40.000 registros de datos variables supuso una enorme presión en su red. Además de no equivocarse en los datos de cada etiqueta, Skipnes sabía que era crucial entregarlas a tiempo si no quería condenar al cliente a desechar el salmón caducado.

Skipnes utilizó la herramienta de composición de FreeFlow® VI para procesar sobre la marcha cada documento variable en el motor de impresión. Como consecuencia, el tiempo total de procesamiento RIP e impresión para estas etiquetas pasó a ser de unos 4 a 5 minutos, en lugar de 4 a 5 horas.

«Contar con un flujo de trabajo seguro y una producción rápida es vital. Sin ello, pierdes dinero», afirma Slettahjell.

Independientemente del tipo de documento, ya se trate de etiquetas para pescado fresco o tesis universitarias de última hora, las impresoras de hoy se enfrentan a una presión creciente a causa de unos plazos de entrega cada vez más ajustados. Los trabajos que incluyen datos variables añaden complejidad a una tarea ya de por sí peliaguda, por lo que la rapidez ya no basta. Un flujo de trabajo eficiente tiene que recortar un tiempo valioso de los procesos de impresión, sin por ello comprometer la precisión ni la seguridad.

Si sus clientes quieren que el trabajo esté listo en una hora (o en menos), el software para el flujo de trabajo de impresión puede ayudarle a conseguirlo.