Cinco trabas en su flujo de trabajo y cómo evitarlas

Cinco trabas en su flujo de trabajo y cómo evitarlas

Un flujo de trabajo inteligente y optimizado es una obra de arte: permite eliminar ineficiencias, aumentar la capacidad, reducir costes, ampliar servicios y establecer mejores relaciones con los clientes.

Con una presión cada vez mayor para llevar a cabo más encargos en menos tiempo, el flujo de trabajo es esencial a la hora de conseguir la máxima eficacia. Por eso, si quiere que sus operaciones sigan siendo rentables, es importante identificar a tiempo aquellos obstáculos que lo dificultan.

Estas son cinco de las trabas más perjudiciales para su flujo de trabajo y algunos consejos para evitarlas:

1. Potencial de la web desaprovechado

Un portal web no es solo un atractivo escaparate para su sistema web-to-print; debe también reducir al máximo los pasos necesarios para que el cliente especifique sus requisitos. Si no simplifica el proceso, acabará derrochando recursos al atender consultas de clientes o cálculos de trabajo manual de forma desordenada.

Facilite la tarea de sus clientes, y la suya propia, ofreciendo una selección clara de formatos y precios online. De esta forma, los clientes ya registrados podrán volver a realizar pedidos según preferencias establecidas, obteniendo un servicio más eficaz y disminuyendo la posibilidad de errores.

2. Procesos lentos de preimpresión

Algunas de las tareas que más recursos consumen tienen lugar antes de que el trabajo llegue a la impresora. Cuanto más tiempo pierde en la preimpresión, menos tiempo queda para generar ingresos.

Nos guste o no, a menudo son los procesos manuales y poco eficientes los que salen más caros durante la fase de preparación. La automatización de tareas como la inspección de documentos, la verificación previa, la comprobación de errores y el proceso de imposición o recorte, puede ahorrar un valioso tiempo que podrá dedicar a otras áreas de su negocio. Configure, además, carpetas activas para optimizar los tipos de trabajo más importantes y reducir el número de retoques donde sea posible. Cuanto antes llegue un trabajo a la prensa, antes saldrá de ella y antes podrá empezar el siguiente.

3. Datos variables dispersos

Con la personalización se consiguen mejores resultados, por eso sus clientes incorporan cada vez más datos variables a sus campañas impresas o crossmedia. Es una oportunidad de oro para demostrar que, además de ser impresor, cuenta con las competencias digitales de un proveedor de servicios de marketing. Sin embargo, también es una oportunidad para que la información se acumule, si no tiene en orden la gestión de datos.

Si quiere evitar información contradictoria, debe diseñar, ejecutar y medir sus procesos de impresión de datos variables mediante una única solución. Con el servidor de impresión y el software de producción adecuados, podrá realizar trabajos con datos variables en cuestión de minutos, en lugar de tardar horas o días. Para garantizar la transparencia, integre web-to-print con su sistema de datos variables, de forma que pueda realizar un seguimiento de todos los encargos desde un solo lugar.

People in a print shop looking at a laptop

4. Escasa visibilidad

No hay nada más destructivo para un flujo de trabajo que las «zonas ciegas». Si no sabe en qué punto del itinerario de impresión se encuentran sus trabajos, se arriesga a pasar por alto problemas y perder ocasiones de mejorar.

Es necesario tener un panel de control central que reúna toda la información relevante para que su personal pueda realizar un seguimiento del trabajo. También debe mantener informado al cliente a lo largo del proceso.

En el tiempo que transcurre desde que hacen un pedido hasta que reciben el producto final, los clientes deben estar informados de su estado, ya sea con notificaciones enviadas por correo o que se puedan consultar en línea. De igual forma, utilice fichas de trabajo y notificaciones de error para que su personal esté informado de cualquier problema en el flujo de trabajo tan pronto como se produzca. Así podrán impedir que un simple bache en el camino se convierta en un obstáculo infranqueable.

5. Flujos de trabajo aislados

Cuando se establecen flujos de trabajo para cada proceso individual, se ahorra tiempo en cada etapa. Pero si reúne todas las piezas, es probable que descubra los puntos en los que estas no encajan. La solidez de una cadena depende de su eslabón más débil y un flujo de trabajo automatizado pierde eficacia si, para dar unidad al proceso, es necesaria la intervención manual.

El aislamiento de los flujos de trabajo puede tener raíces muy profundas. Quizá haya cubierto todas sus necesidades de manera tradicional, separando los flujos de trabajo para prensas digitales en color y blanco y negro y para prensas offset. Sin embargo, con un poco de distancia, empezará a notar repeticiones. Hasta el proceso mejor automatizado quedará en punto muerto si no integra también el acabado.

Cualquier traba en el flujo de trabajo puede convertirse en un lastre y disminuir sus ganancias. Si reúne todas ellas, su negocio puede verse seriamente afectado. Al eliminarlas, podrá comprobar los beneficios que los flujos de trabajo simplificados y automatizados pueden aportarle.

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