Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend es una completa solución de captura, conversión y direccionamiento de documentos que simplifica la gestión de la información permitiendo a los usuarios compartir información de forma rápida, sencilla y segura.

Características clave

  • Envío de documentos a múltiples destinos con un solo escaneado:
    • Direcciones de correo electrónico
    • Carpeta de red de Microsoft
    • Carpeta de Novell Netware (versión 5.x, 6.x)
    • Carpetas FTP
    • Carpetas Web de Microsoft Exchange 2000
    • URL de web
    • Impresora
    • Depósitos de documentos:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versión 5.x o 6.0)
      • Domino.Doc (versión 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Escaneado a formatos estándar del sector como TIFF, PDF y JPEG.
  • Variación de los formatos de archivo escaneado según el destino. Por ejemplo, con SMARTsend Pro es posible enviar el documento a un depósito como un PDF que permita realizar búsquedas de texto, y a una dirección de correo electrónico como documento de Microsoft Word.
  • Acceso directo a las direcciones de correo electrónico disponibles utilizando la libreta de direcciones de la empresa
  • Permite añadir información de indexación (metadatos) a cualquier documento escaneado para facilitar la búsqueda y recuperación en el sistema de gestión de contenidos.
  • Escanee o imprima desde un repositorio de documentos (SMARTsend versión Pro) directamente desde la pantalla táctil de usuario de un dispositivo multifunción compatible con EIP. Los depósitos pueden incluir Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint, y carpetas de Windows
  • El escaneado de hojas de portada PaperWare (SMARTsend versión Pro) permite modificar los destinos en la fuente de escaneado.
  • Múltiples métodos de confirmación de escaneado (impreso o correo electrónico).
  • Basado en la arquitectura Microsoft.Net para una integración perfecta con las redes existentes.
  • Facilidades para el personal de TI. Los técnicos de sistemas lo pueden instalar y actualizar con mucha facilidad. Optimiza los perfiles de usuario de la red para aumentar la seguridad y facilitar el acceso. No es necesario configurar usuarios individuales.
  • Fácil de utilizar. Los asistentes de flujo de trabajo permiten a los usuarios crear el flujo de trabajo paso a paso y con gran facilidad.
Los archivadores llenos de documentos en papel pueden rebasar fácilmente el valioso espacio de la oficina. Además, el acceso a dichos documentos puede suponer todo un reto. Si la solución es archivar los documentos en formato digital, tiene que ser fácil de realizar, y barata de implementar y mantener.

Retos clave

  • Cumplimiento de los requisitos reglamentarios relativos a la información en papel
  • Agregar información en papel a sistemas de gestión de contenidos electrónicos ya existentes
  • Reducir los altos costes de la entrega tradicional al día siguiente o por fax
  • Reducir los altos costes del almacenamiento y archivado de papel
  • Encontrar documentos puede ser frustrante, inexacto y exigir mucho tiempo
  • Flujo de trabajo y colaboración ineficientes debidos a la lenta distribución en la empresa de las copias en papel y la información digital
El software Xerox SMARTsend hace que compartir documentos sea más fácil que nunca, para que más información sea accesible a más gente. Optimice su inversión en red y dé un paso adelante en sus procesos de negocio con el software SMARTsend.
  • Ahorre tiempo definiendo varios destinos y formatos de archivo en un solo flujo de trabajo
  • Ahorre en gastos de envío enviando los documentos por correo electrónico en lugar de por correo tradicional
  • Cree espacio de almacenamiento convirtiendo los documentos en papel a formato electrónico
  • Búsqueda y recuperación más rápida de documentos agregando información de indexación (metadatos) en el momento de escanearlos
  • Flujo de trabajo y colaboración más eficientes porque los documentos digitales y en papel se pueden recuperar rápidamente o enviar a un repositorio de información compartido desde cualquier dispositivo multifunción compatible con EIP

¿Por qué Xerox?

  • Envío de documentos a múltiples destinos en distintos formatos en el mismo flujo de trabajo. Muchas soluciones de la competencia obligan a efectuar un reenvío para cada destino o formato, proceso que lleva un tiempo considerable.
  • Fácil de instalar y mantener sin necesidad de cargar software adicional en el escritorio del usuario, a diferencia de otras soluciones de la competencia.
  • Compatible con la mayoría de dispositivos. SMARTsend se puede usar con más de 40 dispositivos Xerox WorkCentre Pro (incluidos los dispositivos en color) y Document Centre. La compatibilidad de la competencia dentro de su propia línea de productos es mucho más limitada.
  • Opciones de publicación de flujo de trabajo de gran flexibilidad (flujos de trabajo con plantillas y/o PaperWare) que la competencia no puede igualar.
  • Desarrollo de software con pantalla personalizada más rápido y sencillo que la competencia, porque Xerox Extensible Interface Platform se basa en estándares web
  • El botón Scan to Home (Escaneado a Inicio), que la mayoría de dispositivos de la competencia no tienen, simplifica el escaneado para los usuarios enviando automáticamente los documentos escaneados a un destino predefinido.
  • El flujo de trabajo TrueMatch exclusivo de Xerox para la búsqueda y recuperación de documentos puede recuperar documentos que coincidan con un documento escaneado en el dispositivo, o que contengan información similar.
  • Proceso de compra más sencillo que la competencia porque su representante de Xerox se encargará tanto de sus necesidades de software como de hardware.
  • Resolución de problemas más rápida con una persona de contacto para la asistencia de hardware o software; a diferencia de ofertas de la competencia que tienen contactos separados para hardware y software.

Las premiadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que se adaptan a una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo de producto. Contacte con su agente de ventas local para información detallada sobre compatibilidad.

Impresoras multifunción/Todo en uno

Copiadoras Imprentas digitales y de producción

  • Para lograr mayor rendimiento, recomendamos instalar el software SMARTsend en un servidor/sistema dedicado. Requisitos mínimos:
    • CPU: 1.0 GHz o superior
    • Disco duro: 750 MB o más de espacio libre en el disco
    • RAM: 512 MB o más. SMARTsend también puede instalarse en un servidor de impresión o archivos compartido con las especificaciones disponibles mínimas mencionadas anteriormente.
    • Sistemas operativos
      • Windows 2000 Server o Advanced Server con IIS 5.0 o superior
      • Windows 2003 Server con ASP.NET e IIS
      • Plataforma Windows XP Professional Workstation SP2
        SMARTsend también puede instalarse en los sistemas operativos anteriores junto con VM Ware o Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Requisitos del cliente
    La interfaz del cliente de SMARTsend se basa en un navegador web y puede accederse a la misma con los siguientes navegadores web compatibles:
    • Clientes Windows: Microsoft Internet Explorer versión 5.5 y superior
    • Clientes Windows/Mac: Netscape Navigator versión 7.2 y superior
    • Mac OS X v10.2 o posterior: Mozilla versión 1.7 y posterior, Mozilla FireFox versión 1.0.6 y superior
    • Clientes Linux/UNIX Clients: Mozilla versión 1.7 o posterior, Mozilla FireFox versión 1.0.6 y superior