Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

A pesar de hallarnos en la era digital, muchas empresas siguen encontrando dificultades para gestionar todos los documentos en papel que se crean o que llegan por correo o fax día tras día. Muchas oficinas utilizan complicados procesos de varios pasos para capturar estos documentos a fin de poder archivarlos en depósitos documentales como carpetas de SharePoint o Windows. Uno de los posibles motivos es que algunas empresas siguen considerando la automatización del flujo de trabajo de documentos como una iniciativa demasiado costosa, complicada y prolongada. Xerox ConnectKey para SharePoint cambia totalmente esta situación, ya que proporciona una solución de flujos de trabajo de gran productividad que resulta fácil de configurar, de usar y aún más de presupuestar.

Xerox ConnectKey para SharePoint es una solución de optimización de flujos de trabajo que simplifica y normaliza la forma en que se escanean, capturan y almacenan los documentos en papel. Mediante su dispositivo multifunción de Xerox, puede distribuir los documentos directamente a la carpeta precisa del depósito documental, igual a como lo haría desde su PC. Desde el dispositivo mismo, puede navegar a la carpeta, asignar un nombre al documento y agregar la información de indexación clave que desee antes de escanearlo. Gracias a su flexibilidad para capturar y distribuir documentos a carpetas de SharePoint y también de Windows, ConnectKey es la solución ideal para prácticamente cualquier oficina que necesite archivar y compartir documentos en papel.

Características clave

Sencillo: fácil de configurar, usar y mantener
  • La sencilla instalación mediante un configurador permite empezar a usarlo rápidamente.
  • La rutina de instalación permite ver las carpetas de SharePoint y Windows; además, con solo hacer clic con el ratón, las agrega al panel de interfaz de usuario de su dispositivo multifunción de Xerox.
  • La integración completa con el entorno de SharePoint replica la experiencia del usuario del PC en el dispositivo multifunción.
  • Simplifica considerablemente los flujos de trabajo de captura y distribución de documentos gracias a las funciones dinámicas de examen de carpetas con las que puede asignar nombre a los documentos, indexarlos y enviarlos a donde desee desde el dispositivo multifunción.
  • Admite el flujo de trabajo intuitivo "Escaneado a base", que hace posible que los trabajadores escaneen documentos y los envíen a sus directorios "base".
  • Tiene una escala ideal para pequeñas y medianas empresas.
Inteligente: actualizaciones automáticas de los flujos de trabajo
  • Cree documentos PDF totalmente habilitados para búsquedas a medida que los escanea; así, podrá encontrar información esencial para el negocio relativa a consultas de clientes, investigaciones de quejas o cualquier finalidad que requiera la recuperación rápida y precisa de información.
  • Digitalice con precisión sus archivos antiguos de Microsoft Word y Excel para ahorrar tiempo y mejorar la colaboración del personal de la oficina en documentos.
  • Los flujos de trabajo "siempre listos" garantizan que el dispositivo multifunción esté constantemente actualizado. Cuando se realizan cambios en los depósitos de documentos de SharePoint o Windows en el servidor, se realizan automáticamente en el dispositivo multifunción.
Flexible: distribuya documentos a carpetas de SharePoint y de Windows
  • Rentabilice sus inversiones en hardware y SharePoint utilizando su dispositivo multifunción de Xerox como una vía directa a sus depósitos documentales favoritos.
  • Su dispositivo multifunción podrá utilizar sin limitaciones cuantos destinos de escaneado habilite.
  • Funciona con entornos de SharePoint 2007 y posteriores.
  • Crea archivos PDF, PDF/A, PDF habilitados para búsqueda, JPEG, Tiff, Microsoft Word y Excel.

Reseñas y premios

PublicaciónCita/PremioFecha


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
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Winter 2015
Los retos más habituales que se asocian a los entornos con gran volumen de documentos en papel son los elevados costes, los errores, las dificultades para garantizar el cumplimiento de normativas y la recreación de documentos antiguos.

Retos clave

  • Los datos recientes del sector indican que, con todos los nuevos métodos disponibles para crear contenido digital, las oficinas están más recargadas de papel que nunca y a muchas les cuesta gestionarlo y organizarlo.
  • La mayoría de las oficinas carecen de un enlace directo entre el dispositivo multifunción y el depósito de documentos deseado, con lo que siguen un proceso de varios pasos que resulta prolongado, costoso y propenso a errores.
  • Normalmente, los documentos escaneados son PDF en los que no se pueden realizar búsquedas, por lo que resulta prácticamente imposible encontrar la información esencial para el negocio cuando se necesita.
  • Cada vez más sectores deben respetar una serie de normativas gubernamentales que requieren la ágil recuperación de información fundamental, lo que es casi imposible en el caso de documentos en papel o digitales sin estructurar.
  • La necesidad de reutilizar los documentos en papel más antiguos suele suponer empezar desde cero volviendo a crear en un PC el documento completo, lo que cuesta tiempo y dinero.
Aumento de la productividad
  • Abrevie los pasos y ahorre tiempo con flujos de trabajo inteligentes e intuitivos.
  • Deje de enviar documentos escaneados por correo electrónico y de seguir otros pasos innecesarios: escanee directamente a la ubicación que desee desde el dispositivo multifunción de Xerox.
  • Reduzca la cantidad de errores y optimice el cumplimiento de las normativas.
  • Recree documentos antiguos con solo tocar un botón.
Reducción de los costes
  • El tiempo es oro: su oficina mejorará su productividad y reducirá el número de errores con flujos de trabajo precisos y sencillos.
  • Ahorre en gastos de envío y faxes al distribuir los documentos directamente a depósitos compartidos.
  • Disminuya el espacio dedicado al almacenamiento físico con las facilidades para archivar documentos en papel.
  • Fácil de adquirir y mantener: los precios por dispositivo multifunción son razonables y no hay licencias de usuario.
Garantía de seguridad
  • ConnectKey está basado en una tecnología segura de escaneado con cifrado y protección de la transmisión que elimina la posibilidad de que se pierdan datos.
  • Se integra con Microsoft Active Directory y los modelos de inicio de sesión de los dispositivos multifunción para garantizar que los usuarios solo vean los flujos de trabajo esenciales para su puesto.
Apoyo a las iniciativas de sostenibilidad medioambiental
  • La captura y distribución inteligentes ayudan a eliminar los costosos documentos en papel.
  • Reduzca el número de copias que necesita para ahorrar en electricidad, papel y tóner.
  • Disminuya su huella de carbono al reducir el envío de documentos a otras ubicaciones, proveedores y socios comerciales.

¿Por qué Xerox?

A diferencia de muchas soluciones de la competencia que distribuyen documentos a varios depósitos, ConnectKey para SharePoint se ha diseñado específicamente para los usuarios de SharePoint.
  • La experiencia del usuario en el dispositivo multifuncional está concebida para replicar las bibliotecas de SharePoint que el usuario ve en su PC, con lo que ConnectKey ofrece un uso muy intuitivo.
  • Las funciones dinámicas de examen de carpetas en el dispositivo multifunción mejoran aún más la experiencia del usuario de SharePoint porque permiten escanear un documento a la ubicación deseada en un simple paso.
  • Si usa SharePoint como herramienta de colaboración, necesita algo más que simplemente crear documentos PDF. ConnectKey ofrece la funcionalidad para recrear digitalmente los documentos antiguos de Microsoft Word y Excel con solo pulsar un botón.
  • Si ha configurado destinos de tipo "Escaneado a base" para sus usuarios, ConnectKey le facilitará la configuración de flujos de trabajo para estas ubicaciones, ya que elimina el proceso de varios pasos para crear plantillas de escaneado.
Las premiadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que se adaptan a una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo de producto. Contacte con su agente de ventas local para información detallada sobre compatibilidad.

Impresoras multifunción/Todo en uno

Imprentas digitales y de producción

Requisitos de hardware
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Requisitos de software
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.