Xerox® ConnectKey® para DocuShare™®

Escaneado fácil e intuitivo con un enlace directo a los procesos de su negocio

Con Xerox® ConnectKey® para DocuShare®, sus empleados pueden capturar de forma segura los documentos en papel y escanearlos directamente hacia los procesos empresariales; además, los administradores informáticos y el personal de administración pueden configurar y gestionar con facilidad los procesos de trabajo y de usuarios.

Vea cómo ConnectKey para DocuShare es una herramienta sencilla, inteligente y versátil que puede potenciar la productividad de los usuarios en su empresa. El escaneado básico al correo electrónico y el escaneado a red son dos formas excelentes de sacar más partido a su inversión en multifuncionales. Pero si necesita capturar información de forma rápida y precisa o si debe encontrar sin dilación documentos para procesos esenciales para el negocio, como cuentas por pagar o procesamiento de facturas, incidencias de atención al cliente o auditorías de cumplimiento normativo, entonces va a necesitar más opciones.

Despídase de las largas series de pasos y dé la bienvenida a una productividad sin problemas con los procesos de trabajo.

Características clave

Escaneado sencillo: capture y digitalice documentos fácilmente configurando los botones de escaneado del multifuncional con el destino que prefiera:
  • Direcciones de correo electrónico, personales o predefinidas;
  • Colecciones de DocuShare, ya sean locales o estén en la nube;
  • Carpetas de red compartidas;
  • Procesos de trabajo preconfigurados y automatizados.
Exploración desde el multifuncional: busque un destino de escaneado en DocuShare directamente desde la pantalla táctil del multifuncional.

Inteligencia empresarial: agregue propiedades cuando escanee o extráigalas de una base de datos corporativa.
  • Función de consulta en la base de datos
  • Listas de selección con relleno automático
  • Relleno automático de valores de propiedad
Procesos de trabajo de escaneado con un solo botón: escanee los documentos directamente a procesos de trabajo preconfigurados.
  • Configure procesos de trabajo de escaneado por departamento, por ejemplo Finanzas, Cuentas por pagar, RR. HH. o Jurídico.
  • Escanee documentos a una o varias personas para obtener su aprobación.
  • Escanee a una colección (carpeta).
  • Escanee a una ubicación que active automáticamente un proceso de trabajo.
Autenticación mediante tarjeta de seguridad
  • Compatibilidad con LDAP y Microsoft Active Directory
  • Cifrado y conexiones seguras
  • Acceso inmediato a todos los botones de escaneado con solo pasar la tarjeta de seguridad
Los entornos laborales que dependen del papel presentan diversos retos, como unos costes elevados, incidencia de errores, menor productividad, escasez de almacenamiento, dificultades para cumplir normativas y menor satisfacción del cliente, debido al tiempo que se tarda en localizar los documentos.

Retos clave

  • Recientes estudios del sector nos indican que las organizaciones están más recargadas de papel que nunca y a muchas les cuesta gestionarlo y organizarlo.
  • La mayoría de las oficinas carecen de un enlace directo entre los multifuncionales y el repositorio de documentos deseado, con lo que siguen varios pasos para cargar los documentos escaneados, proceso que resulta prolongado, costoso y propenso a errores.
  • Normalmente, los documentos escaneados son PDF en los que no se pueden realizar búsquedas, por lo que resulta prácticamente imposible encontrar la información esencial cuando se necesita.
  • La productividad de los empleados se mantiene en cotas bajas si tienen que dedicar horas a buscar entre documentos en papel, lo que le cuesta aún más dinero a su empresa.
  • Mantener el cumplimiento normativo es un coste inevitable de llevar un negocio para muchos y, para respetar la normativa gubernamental, es necesario poder recuperar la información esencial fácilmente.
  • Conservar la satisfacción del cliente es algo muy importante para cualquier negocio, pero los retrasos en los tiempos de respuesta podrían afectar seriamente a la satisfacción y la lealtad de sus clientes.
  • Las organizaciones no dejan de buscar las mejores maneras de hacer avanzar sus iniciativas de sostenibilidad; además, un consumo elevado de papel en la oficina le costará a su negocio dinero en papel, tinta, tóner, electricidad, transporte, almacenamiento y franqueo.
La integración de multifuncionales con un sistema de administración del contenido empresarial (ECM) es una forma sencilla de ahorrarle dinero a su organización. Los multifuncionales pueden automatizar las tediosas actividades de oficina, al permitir que los empleados escaneen los documentos directamente a un proceso de trabajo de ECM que a su vez los distribuya de forma automática a departamentos o empleados específicos.

¿Por qué Xerox?

Con Xerox ConnectKey para DocuShare, puede:
  • Escanear a procesos de trabajo predefinidos, locales o en la nube;
  • Pulsar un solo botón para capturar documentos en colecciones de DocuShare, carpetas de red compartidas y correo electrónico;
  • Añadir propiedades al escanear o extraerlas de la base de datos corporativa;
  • Instalar y configurar fácilmente botones de escaneado con diversos parámetros;
  • Integrar uno o varios multifuncionales y aprovechar la infraestructura ya disponible;
  • Crear documentos PDF o PDF-A en los que se pueden realizar búsquedas;
  • Buscar un destino de escaneado en DocuShare o en carpetas de red desde el multifuncional.
La forma inteligente de ser más productivo
Para agregar inteligencia empresarial al escaneado al mismo tiempo que se mantiene la seguridad, ConnectKey para DocuShare le permite:
  • Especificar propiedades al escanear para automatizar las tareas de procesamiento o archivado;
  • Buscar datos en la base de datos o el sistema CRM o ERP de su empresa desde el multifuncional y aplicarlos como propiedades, completando automáticamente los campos para ahorrar tiempo;
  • Crear automáticamente nuevas colecciones sobre la marcha (como número de factura o nombre de cliente);
  • Personalizar una biblioteca de procesos de trabajo de escaneado en el multifuncional, organizados en una jerarquía de plantillas adecuada;
  • Escanear documentos siguiendo procesos de trabajo automatizados preconfigurados, para ahorrar tiempo y fomentar la eficiencia;
  • Proteger los botones de escaneado mediante nombre de usuario y clave;
  • Aprovechar las funciones de LDAP/Microsoft Active Directory;
  • Utilizar la seguridad y el cifrado integrados de los multifuncionales Xerox.
Las premiadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que se adaptan a una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo de producto. Contacte con su agente de ventas local para información detallada sobre compatibilidad.

La impresora multifunción debe ser compatible con Xerox Extensible Interface Platform (EIP) y tener instalada la versión 1.5 o posterior de EIP.

Multifunción

Impresoras Impresoras y copiadoras de producción

Requisitos de hardwareRequisitos de software