Una gestión inteligente de los documentos impulsa el crecimiento

A pesar del tremendo revuelo en torno al «internet de todo», la realidad es que las empresas funcionan con documentos.

Si los procesos son las venas del sistema nervioso de tu empresa, los documentos son la sangre que circula por ellas.

Los procesos existen para garantizar que la información adecuada llega a las personas adecuadas en el momento adecuado, pero los documentos son los que realmente comunican algo.

Además, los documentos suelen contener información esencial sobre la empresa.

  • Las facturas comunican cuánto debes y cuánto te deben.
  • Las propuestas comunican qué puedes hacer y qué vas a hacer.
  • Los materiales de marketing comunican qué problemas resuelves a tus clientes.

Incluso los documentos más intrascendentes y sencillos pueden resultar fundamentales para los objetivos de la empresa, porque son la parte más visible y gestionable de las comunicaciones de una empresa.

Solo hay un gran problema: la mayoría de empresas no piensan en cómo gestionan sus documentos, sobre todo cuando están creciendo rápidamente.

Eso quiere decir que durante periodos de crecimiento acelerado —cuando la comunicación es más importante que nunca y cuando se crean los hábitos organizativos de la empresa— puedes pasar por alto oportunidades de optimizar la forma de gastar ese 10 % de ingresos.

Normalmente, la gestión de documentos no se descuida por negligencia, sino porque no parece demasiado importante.

El papel de las TI en los procesos basados en documentos

Si diriges el departamento de TI de una empresa en crecimiento, seguramente te pasas todo el tiempo resolviendo problemas, ayudando a los nuevos empleados a familiarizarse con el sistema y gestionando la infraestructura a velocidad de vértigo.

Por eso, cuando por ejemplo ves unos documentos sin recoger en la bandeja de una impresora, lo normal es que esa sea la última de tus preocupaciones. Pero si te paras a pensarlo, te asaltarán varias dudas importantes:

  • ¿Esos documentos expuestos a cualquiera contienen información delicada?
  • ¿Es posible que a alguien no le llegue una información importante porque esos documentos están en la bandeja de la impresora en lugar de en su mesa?
  • ¿Los empleados son conscientes de lo caro que es desperdiciar tinta y papel?

Y solo estamos hablando de documentos olvidados. Una mala gestión de los documentos afecta a todas las personas y los procesos de la empresa.

Si diriges el departamento de TI de una empresa en crecimiento y quieres lograr un cambio positivo, la gestión de documentos es un buen lugar por donde empezar.

Si analizas de dónde vienen los documentos, cómo se mueven y adónde deben llegar, no solo mejorarás aspectos como la ubicación de las impresoras y las políticas de uso de dispositivos, sino que también optimizarás las comunicaciones de tu empresa.

El primer paso consiste en valorar cómo se gestionan los documentos actualmente y en entender qué funciona y qué no. Pregúntate cosas como estas:

  • ¿Hemos instalado las impresoras y los escáneres de forma que el máximo número de personas tenga acceso a ellos?
  • ¿Están formalizados los procesos que requieren impresión? ¿O la impresión es una respuesta a las necesidades del momento?
  • ¿Qué flujos de documentos son suficientemente predecibles para automatizarlos con una impresora multifunción?
  • ¿Cuántos pasos son necesarios para escanear un documento y guardarlo de forma segura?
  • ¿Tenemos algún protocolo de seguridad para que los documentos delicados nunca se queden olvidados en la bandeja de la impresora?

Cuando hayas hecho una valoración exhaustiva de la gestión de documentos en tu empresa, verás lo importante que es prestarle atención.

A partir de ahí es cuestión de identificar las soluciones adecuadas para cada problema: determinar qué se puede automatizar, qué requiere más seguridad y quién debe tener el control.

Nosotros ayudamos a muchas empresas en crecimiento a valorar sus procesos de gestión de documentos y todas descubren que esa es una forma estupenda de mejorar sus finanzas. Y lo que es más importante, al optimizar la gestión de documentos de forma estratégica, los responsables de las TI ahorran un tiempo muy valioso que de lo contrario malgastarían resolviendo problemas menores.

Para una empresa en crecimiento, que necesita más que nunca una buena dirección de las TI, no hay nada más importante.

Para saber más sobre procesos de gestión de documentos: