El Registro de la Propiedad de Inglaterra, de 158 años de antigüedad, utiliza tecnología Xerox para digitalizar los datos

Desde que la reina Victoria se sentó en el trono, el Registro de Propiedad de Su Majestad ha registrado todos los cambios de propiedad en Inglaterra y País de Gales, un cúmulo de datos que ha crecido a lo largo de las décadas a más de 25 millones de títulos, que abarcan el 87 % de todas las tierras de estos dos países. Y, como dicen, acaban de empezar. El objetivo del Registro de la Propiedad de Su Majestad es «convertirse en el principal registro de la propiedad del mundo por su rapidez, simplicidad y un enfoque abierto respecto a los datos».

Cada día, el Registro de la Propiedad de Su Majestad recibe entre 2000 y 3000 solicitudes impresas, dibujos, fotografías y documentos de identificación para ser procesados por Xerox en las instalaciones externas de Xerox ese día.

«La razón de ser de nuestra empresa es el mantenimiento de la integridad del Registro de la Propiedad de Inglaterra y Gales, a la vez que ofrecemos un excelente servicio al cliente», dice Eve Foster, gerente de operaciones centrales del Registro de la Propiedad de Su Majestad. «Con Xerox como nuestro puente entre el mundo físico y el digital, somos más eficientes - sin menoscabar la calidad».

Todo esto empezó hace cuatro años cuando el Registro de la Propiedad de Su Majestad inició un proyecto con Xerox, para transformar su catálogo en papel y el proceso de envío de documentos a un sistema digital que finalmente moderniza todo el flujo de trabajo de los documentos.

Mediante la plataforma de gestión del flujo de trabajo de producción de Xerox, la empresa empezó a digitalizar nuevas aplicaciones para extraer datos importantes que incluían tanto información como imágenes. Debido a que las personas toman decisiones financieras y legales de gran envergadura basándose en estos documentos, no hay margen de error con ningún escaneado, datos incompletos ni registros ilegibles.

«Todo es cuestión de calidad», dice Nick Clifford, gestor de clientes de Xerox que trabaja con el Registro de la Propiedad de Su Majestad. «Es preciso que los datos sean tan precisos y perfectos como sea posible». ¿Cuál es la exactitud? «La medición tiene que tener una precisión del 99,5 % o superior», dice Clifford. «El control de calidad es muy estricto».

Frecuentemente se presentan fotografías, dibujos y textos en cursiva. La automatización de la extracción de datos de este tipo de documentos antes solía requerir un nivel adicional de mano de obra, con trabajadores sociales que revisaban y volvían a introducir los datos incorrectos o incompletos en el sistema.

Para reducir la necesidad de ese trabajo adicional, Xerox y el Registro de la Propiedad de Su Majestad han estado trabajando en un programa piloto para incorporar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático en el proceso de revisión y la transición de personas a máquinas. El nuevo servicio dentro de la plataforma de gestión del flujo de trabajo de producción de Xerox tiene como objetivo perfeccionar el reconocimiento óptico de caracteres, que puede aprender de la intervención manual. Con el tiempo, la idea es que cada tipo de aplicación (combinando la automatización y la inteligencia humana) aumentará la precisión. En última instancia, la tecnología reducirá la intervención manual a los casos más difíciles, como la interpretación de la escritura manuscrita.

La plataforma (apoyada por ahora por la indexación humana) ya puede aprender que una «t» escrita a mano que parece un «7» es realmente una «t». A la larga, la plataforma reconocerá muchas variaciones de la letra «t» y la confirmará sin necesidad de que intervenga el ser humano.

En el futuro, el Registro de la Propiedad de Su Majestad espera eliminar toda intervención humana en usos sencillos, a la vez que conserva su archivo histórico y dirige su industria hacia una era nueva.

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